Oferirea feedbackului la job

De multe ori vă puteți afla într-o situație în care nu sunteți siguri cum să reacționați, deoarece angajații dvs. întârzie constant cu îndeplinirea sarcinilor sau nu își fac treaba în modul în care se așteaptă de la ei. Pentru a vă asigura că angajații nu vă înțeleg greşit, vă oferim cinci sfaturi care vă pot ajuta la dezvoltarea abilităților de a oferi feedback.

1. Descrieţi precis comportamentul angajatului

Rapoartele lui nu sunt în ordine? Întârzie la lucru? Este gălăgios când vorbește la telefon?
Atunci când vă întâlniţi, fiţi cât mai precis. De exemplu, nu spuneți: „De regulă întârziați la lucru”. Spuneţi, de exemplu: „În ultima lună, de opt ori aţi întârziat cu câte o oră la lucru”.

2. Încetaţi să vorbiţi şi începeţi să ascultaţi

Nu vorbiţi prea mult, ascultați interlocutorul. După ce îi prezentați comportamentul problematic angajatului, încurajați-l să se autoevalueze și ţineţi cont de modul în care reacționează – încercați să interpretați atât cuvintele, cât și limbajul corpului interlocutorului.

Ascultaţi în mod activ. Fiţi concentraţi pe mesajul angajatului și semnificația acestuia, şi nu pe modul în care veți răspunde. Acordaţi atenție deosebită la ceea ce descrie, cum se simte (ce vă „transmite” prin limbajul corpului) și ce metafore și comparații folosește.

Parafrazaţi. Repetați cu propriile cuvinte ceea ce a spus angajatul. Prezentând răspunsul lui în diferite cuvinte, pentru că în acest mod îi arătaţi că aţi înţeles ceea ce a vrut să spună. Dacă nu aţi înțeles, puneți întrebări suplimentare până când amândoi sunteți siguri că mesajul este înţeles.

3. Determinaţi împreună în ce constă problema

Uneori, comportamentul este rezultatul unei probleme mai profunde. De exemplu, dacă angajatul întârzie la lucru, probabil că veți fi de acord că este o problemă, dar nu veți determina exact cauzele principale ale acesteia. Poate întârzia că are probleme familiale sau pentru că este nemulțumit de jobul său și se simte incomod când vine la birou. Poate, pur și simplu, nu acordă atenție timpului, ci este concentrat să-și facă treaba. Încercați să priviți în mod obiectiv întreaga imagine înainte de a concepe planul de acțiune. Să nu vă fie teamă de greșeli. Este posibil, în acest proces, să învăţați la fel de mult ca interlocutorul, care înţelege schimbul de informații și idei.

4. Stabiliţi un acord privind planul de acţiune

După ce identificaţi problema, puteți munci împreună la întocmirea planului de acțiune. Planul trebuie să fie direcţionat spre rezolvarea celei mai directe probleme. În acest caz, angajatul care întârzie de multe ori la job, iar comportamentul său influenţează negativ asupra moralului celorlalţi angajați care respectă orarul de muncă.

5. Efectuaţi un control suplimentar

Nu întrerupeți procesul de schimbări atunci când se încheie ședința doar din cauza angajatului, echipei sau organizației. Continuați să verificați cum progresează angajatul și dacă respectă planul de acțiune stabilit. Dacă problema persistă, poate veţi putea folosi mai cu succes momentele informale să oferiţi feedback sau poate veţi trece la măsuri mai drastice.

Luaţi în considerare diferite soluții

Puteţi:

• oferi „morcovul”, adică puteţi găsi sarcini interesante și plăcute pentru angajat, care vor fi un imbold pentru a veni la timp la job,
• folosi „băţul”, mai precis, puteţi pretinde exact și să determinaţi consecințele explicite ale întârzierii (de exemplu, un privilegiu va fi eliminat de pe listă),
• căutați o alternativă, adică permiteți întregului grup să aibă un orar flexibil, astfel încât toţi să aibă posibilitatea de a ajunge la job într-un anumit interval de timp.