Şedinţa de afaceri

Şedinţele în cadrul companiei reprezintă una dintre cele mai frecvente forme de schimb de informații, colectare a propunerilor și planificare a viitoarelor acțiuni. Abilitatea de pregătire și managementul ședinței este inevitabilă în lumea afacerilor.

Înainte de şedinţă

Pregătirea materialului și asigurarea condițiilor tehnice reprezintă două lucruri de bază atunci când se organizează o şedinţă. Este necesar să se realizeze la timp agenda şedinţei tuturor participanților planificați dacă este posibil cu o prezentare și analiză introductivă, dar într-o formă concisă. Dacă materialul introductiv nu a fost livrat împreună cu invitația, este necesar, pentru începutul ședinței, să se pregătească o prezentare scurtă și clară din care obiectivul şedinţei să poată fi înțeles.
Pe lângă partea introductivă, restul prezentării trebuie să fie bine conceput, adică să conțină analiza unei anumite probleme, prezentând date exacte și complete, precum și sarcini, măsuri și soluții care trebuie adoptate.

La şedinţă

Specialiştii recomandă ca şedinţa să nu dureze mai mult de o oră și jumătate, deoarece după perioada respectivă oamenilor le este greu să se mai concentreze; posibilitatea de a greşi este mult mai mare, la fel şi posibilitatea de a intra în conflict. Şedinţa, înainte de toate, trebuie planificată astfel încât să dureze pe măsura răbdării participanţilor, pentru a nu se ajunge la oboseală și plictiseală. Dacă şedinţa devine tot mai lungă, trebuie planificată o pauză.

Atunci când începe ședința, cel mai important rol îl deţine președintele. Pe lângă faptul că ține cont de întreaga durată a ședinței, el trebuie să ţină cont și de durata discuțiilor individuale. Cei care au cuvântul trebuie să fie conștienți că durata prezentărilor individuale trebuie să fie invers proporțională cu numărul participanților. Regula generală evidenţiată de către specialişti este că discuția după 60 de minute devine ineficientă, după 90 de minute neinteresantă și după 120 de minute inutilă, adesea cu concluzii proaste și dăunătoare. Dacă deja este necesar ca ședința să fie mai lungă, președintele trebuie să anunțe o pauză după 90 de minute, iar după două ore trebuie să încheie sau să întrerupă ședința. Președintele trebuie, desigur, să fie familiarizat pe deplin cu tema despre care se discută, precum și să conducă discuția în direcția atingerii obiectivului şedinţei. De asemenea, el trebuie să aibă grijă de menținerea atenției participanților, să stimuleze dezbaterea și să mențină atmosfera de cooperare și muncă în echipă, fără să intre în polemică și să respecte opiniile participanților.

Discuția trebuie direcţionată spre problemă și soluție, și nu spre persoane și greșeli, deoarece practica arată că atunci când participanții se concentrează doar pe atac sau apărare, nu există muncă în comun sau căutarea în echipă a celor mai bune soluții. O astfel de atmosferă poate fi transmisă şi după ședință, ceea ce poate agrava relațiile și cooperarea la locul de muncă.

Participanții unei ședințe calitative sunt concentrați și pregătiți, astfel încât participarea la discuții să fie constructivă, clară, concisă, fără repetarea inutilă a detaliilor din discuțiile anterioare. Petrecerea timpului participanților împreună este un lucru util din mai multe puncte de vedere, deoarece se utilizează și pentru familiarizarea acestora cu mediul. Cel care vorbește la şedinţă își arată cultura, elocvența, logica, raţionamentul, intuiția, convingerea, capacitatea de a lucra împreună etc. Astfel de observații pot fi utilizate de către manageri pentru repartizarea ulterioară a sarcinilor, adică pentru evaluarea capabilităţilor indivizilor și pentru progresul acestora. Participanții trebuie să fie activi, mai ales dacă consideră că s-a luat o decizie greșită, deoarece, în caz contrar, sunt responsabili în faţa colectivului pentru adoptarea acesteia.